ПРИКАЗ Минздрава РК от 27.07.2006 № 7/47
(с изм. от 29.09.2006)
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ"
(вместе с "ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Во изменение данного документа издан Приказ Минздрава РК от 29.09.2006 № 9/103.
Действие Инструкции, утвержденной данным документом, распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
ПРИКАЗ
от 27 июля 2006 г. № 7/47
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
(с изм., внесенными Приказом Минздрава РК
от 29.09.2006 № 9/103)
В целях повышения качества подготовки и оформления документов в аппарате Министерства здравоохранения Республики Коми, организации контроля за исполнением законов, указов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов, собственных приказов и указаний приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Коми (прилагается).
2. Начальнику отдела контроля и работы с документами:
- обеспечить наличие Инструкции в каждом отделе, структурном подразделении Министерства для руководства в работе;
- организовать работу отдела контроля и работы с документами в строгом соблюдении требований Инструкции.
3. Заместителям министра, начальникам отделов организовать изучение Инструкции сотрудниками отделов под роспись и обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.
4. При аттестации работников аппарата Министерства на соответствие занимаемой должности включать вопросы делопроизводства.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника отдела контроля и работы с документами М.В.Кузьминых.
Министр
М.МУРАШКО
Утверждена
Приказом
Министерства
здравоохранения
Республики Коми
от 27 июля 2006 г. № 7/47
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Коми (Минздрав РК) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве здравоохранения Республики Коми.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.
1.4. Документы Минздрава РК являются собственностью государства, включаются в имущество Министерства, вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации и Республики Коми.
1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителей отделов и структурных подразделений Минздрава РК.
Работники Минздрава РК несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководству или начальнику отдела контроля и работы с документами. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
1.6. Передача документов "для служебного пользования", их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя или заместителей.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию начальника отдела, заместителей руководителя передаются другому работнику.
1.7. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителем отдела.
1.8. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований данной Инструкции в отделах возлагается на отдел контроля и работы с документами Минздрава РК.
2. Документация Министерства здравоохранения Республики Коми
2.1. Деятельность Минздрава РК обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.
2.2. Минздрав РК издает следующие правовые акты: приказы, указания, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с компетенцией.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Герб Республики Коми помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, указание) и письма.
3.2.2. Наименование учреждения указывается в точном соответствии с положением о создании, образовании или реорганизации. Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они закреплены в учредительных документах организации. Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже полного.
Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если эта структура является автором документа и располагается ниже наименования организации.
3.2.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа или учреждения здравоохранения (номера факсов, телексов, электронный и телеграфный адрес, номера счетов в банке и др.).
3.2.4. Наименование вида документа, составленного или изданного органом или учреждением здравоохранения, должно соответствовать их компетенции, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированных форм документов (УФД).
3.2.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения или дата события. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются. Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2000 (указанное оформление года относится к 2000 и последующим годам). При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 16.03.2000 N...
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 05.05.2000.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 16 марта 2000 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.03.16.
3.2.6. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре. Составные части регистрационного номера отделяются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
3.2.8. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением и включает только общепринятые географические сокращения.
Место издания в документе не указывается, если оно входит в состав наименования органа или учреждения здравоохранения, например: МУЗ "Койгородская центральная районная больница".
3.2.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа. Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
3.2.10. Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения
Республики Коми
Отдел организации
медицинской помощи населению
или
Вуктыльская ЦРБ
Организационно-методический
отдел
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:
ОАО "Медицинская техника"
Планово-экономический отдел
Старшему экономисту А.А.Петровой
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
СП "Медицинское оборудование"
И.И.Иванову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:
Начальникам отделов кадров
органов управления здравоохранением
или
Главным врачам
центральных районных больниц
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа, республики; почтовый индекс. В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
3.2.11. "Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
При утверждении документов министром (его заместителями) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы
администрации МО
(подпись) А.Н.Савченко
28.09.2000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства
здравоохранения РК
от 02.02.2005 № 257
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению руководством Агентства:
1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов оборудования; экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений и т.д.);
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство; проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ и т.д.);
3. Инструкции (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
4. Нормативы (расхода сырья, материалов; технологического проектирования, численности сотрудников и т.д.);
5. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.);
6. Планы (производственные; проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; работы коллегии и т.д.);
7. Положения (о структурном подразделении и т.д.);
8. Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);
9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; капитальное строительство и т.д.).
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.
3.2.12. "Резолюция" - реквизит, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др. Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Алексеенко В.В.
Разумовскому А.И.
Прошу подготовить проект письма -
ответа фирме "Медицина" к 30.05.2000.
Личная подпись
19.05.2000
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.
3.2.13. "Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок составляется исполнителем документа. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: базу данных и карточку.
3.2.14. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль".
3.2.15. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.
Анкета - это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д. Связный текст состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
"В соответствии с Приказом Министерства здравоохранения РФ от 14.08.97 № 244 "О проведении обязательных предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских обследованиях".
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), могут использоваться унифицированные формы с трафаретным текстом.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛА, ПРЕДЛАГАЕТ).
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений органов и учреждений здравоохранения, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
3.2.16. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);
- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минздравсоцразвития РФ от 09.02.2005 № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к Приказу
Управления здравоохранения
АМО г. Сыктывкар
от 22.03.2005 № 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина РК), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к Приказу
Управления здравоохранения
АМО г. Сыктывкар
от 02.02.2000 № 4
(Инструкция Минфина РК
от 22.12.2000 № 305/27)
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: техническое задание на разработку информационной системы
"Учет лекарственных средств в поликлинике" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ... л.
3.2.17. Подпись документа
Документы, направляемые Министерством, подписываются министром (а в его отсутствие - заместителями, исполняющими его обязанности).
Документы, направляемые сторонним организациям от имени Министерства, подписываются руководителем или его заместителями (в соответствии с их компетенцией).
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
Заместитель начальника
Управления здравоохранения АМО г. Сыктывкар
(подпись) А.А.Иваненко
или
Заместитель начальника Управления (подпись) А.А.Иваненко
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (подпись) А.В.Родионов
Главный бухгалтер (подпись) Р.А.Агафонова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) Н.В.Куликов
Члены комиссии (подпись) К.М.Артемьева
(подпись) С.П.Матвеев
(подпись) В.А.Филатов
3.4.18. Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование проводится как внутри учреждения, так и вне его.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник
управления здравоохранения
(подпись) И.Ю.Краснов
20.10.2004
Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом, актом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.12.2004 № 02-15/1247-Т
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Управления здравоохранения г. Сыктывкара
от 18.08.2004 № 10
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.
Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:
с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.);
с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб.
Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости - должность визирующего, например:
Начальник
юридического отдела (подпись) В.М.Мошинский
21.10.2004
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
(подпись) А.С.Орлов
22.10.2004
Визы проставляются:
на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);
на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.2.19. Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать:
1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)
2. Архивная копия
3. Архивная справка
4. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.)
6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)
7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
8. Командировочные удостоверения
9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк и т.д.)
12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)
13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т.д.)
15. Соглашения
16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
18. Титульные списки
19. Удостоверения
20. Штатные расписания
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
3.2.20. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа отправляемому подлиннику "Отметка о заверении копии" оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Верно
Вед. специалист отдела кадров (подпись) М.В.Колосков
23.10.2004
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
Орган, учреждение здравоохранения могут заверить копии только тех документов, которые создаются в самих этих органах или учреждениях.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел орган или учреждение здравоохранения могут изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.
3.2.21. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:
В.А.Лебедев
21 41 51
3.2.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Отправлена факсограмма
от 26.10.2004 № 03-15/131.
В дело.
(подпись)
27.10.2004
или
Издан Приказ от 28.10.2000 № 120
"О создании экспертной комиссии".
В дело № 01-24.
(подпись) 29.10.2004
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.23. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит сокращенное наименование органа или учреждения здравоохранения - получателей документа, порядковый номер и дату поступления документа.
3.2.24. Отметка для автоматического поиска документа включает в себя имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.
3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.3.1. Приказ
Приказ - распорядительный документ учреждения со статусом юридического лица. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В первой констатирующей части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер и заголовок.
Во второй распорядительной части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.
В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
До представления на подпись проект приказа проходит согласование, т.е. визируется всеми заинтересованными структурными подразделениями и юристом, который определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам.
Приказы подписываются руководителем (а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности).
В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании сотрудников прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Перед номером приказов по основной деятельности проставляется через тире номер месяца, например № 6/135 (месяц июнь, номер 135), к номеру приказов по личному составу через тире добавляется буква "к", а к номеру приказов по текущим вопросам через тире буква "р".
Приказ в обязательном порядке должен иметь заголовок, который отвечает на вопрос "О чем?" и отражает краткое содержание приказа.
Датой приказа является дата подписания руководителем.
3.3.2. Указание
Указание - документ, издаваемый по оперативным (проведение совещаний, конференций, аттестаций и т.д.) и другим текущим вопросам. На основании указаний создаются различные группы, комиссии, советы для решения организационно-административных вопросов. Указание подписывает руководитель, его заместители в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей.
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки указания, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми он применяется.
Если содержание указания не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. В распорядительной части указания излагаются предписываемые действия. В случае необходимости в последнем пункте распорядительной части указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за исполнением данного указания. Если в тексте не указано должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением данного указания, контроль осуществляет непосредственный исполнитель. Указаниями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом. Указания готовятся структурными подразделениями Министерства, при необходимости согласовываются с заинтересованными лицами.
Регистрация указаний производится в отделе контроля и работы с документами с добавлением к порядковому номеру индекса "у", датой указания является дата подписания руководителем.
Обязательным требованием при составлении указания является оформление заголовка, который отвечает на вопрос "О чем?".
3.3.3. Инструкция
Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности учреждения.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости и на подпункты.
Инструкции визируются руководителем структурного подразделения - разработчика и утверждаются руководителем Министерства или по его поручению заместителями путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
3.3.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии
Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4 - 5 страниц машинописного текста и, при необходимости, приложения к ней; проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их должности и организации.
Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за 3 дня до заседания.
Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.
Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
В качестве исполнителей могут быть указаны органы и учреждения здравоохранения, отделы, управления или должностные лица.
Заседания коллегии оформляются протоколом.
Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в 3-дневный или установленный коллегией срок.
3.3.5. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений), решение печатается полностью. Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе заседания.
Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегии определяется Положением о коллегиальном органе.
3.3.5. Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора, например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
3.3.6. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Официальные доверенности выдаются представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени Минздрава РК. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
3.3.7. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
3.3.8. Подготовка и оформление совместных документов
Минздравом РК могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В этом случае документ составляется не на бланке.
При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.
Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации-инициатора создания документа. На подписанных документах проставляются даты и номера, присвоенные документу в каждой организации.
3.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов
3.4.1. Документы изготавливаются при помощи компьютера или пишущей машинки. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Проекты документов, подготовленные к печатанию в машинописном бюро, должны быть написаны разборчиво синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом.
При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
3.4.2. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 x 210 мм).
3.4.3. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал (межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста), размер шрифта в официальных документах должен быть - 14, шрифт - Times New Roman. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
Если текст документа превышает 1 печатную страницу, то к документу пишется заголовок, отражающий краткое содержание документа.
3.4.4. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен. Срок изготовления материала, переданного для печати в машинописное бюро, не должен превышать 3-х дней.
3.4.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
3.4.6. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
3.4.7. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами. Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.
3.4.8. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
3.4.9. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
3.4.10. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора (табулятором называется устройство, позволяющее останавливать печатающее устройство в заданных положениях):
0 - от границы левого поля - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.
3.4.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
3.4.12. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
3.4.13. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3.4.14. Документы, поступающие в отдел контроля и работы с документами для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).
3.5. Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до органов и учреждений здравоохранения, а также других заинтересованных сторон, которых эти документы касаются. Тиражирование документов производится специалистами отдела контроля, согласно утвержденному руководителем и соответственно оформленному листу рассылки, в котором указывается количество листов документа, необходимое количество копий документа, адресаты, исполнитель составления рассылки и дата составления. По факту исполнения тиражирования отдел контроля проставляет отметку об исполнении с указанием даты исполнения.
Тиражирование документов производится в день поступления (если документы поступили после 16.00, то на следующий день). Тиражированные документы, предназначенные для республиканских ЛПУ, находящихся в г. Сыктывкаре, раскладываются в папки для обмена корреспонденцией, а для учреждений здравоохранения республики отправляются по почте два раза в неделю.
3.6. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
3.6.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя. В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч. Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес отправителя; должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш". Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в Министерстве, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
3.6.2. Передача оперативной информации в виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, дата и т.д.) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам. Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа Агентства. Телетайпограммы должны содержать не более 30 - 40 слов. Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются в журнале специалистом отдела контроля и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
3.6.3. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" (если имеются приложения) или "Факс без досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п. 2.2 настоящей Инструкции.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ передается секретарю приемной руководителя для передачи по факсу. Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.
После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.
Поступившие факсограммы подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению в день приема, срочные - немедленно.
3.6.4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.6.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководителем Агентства или его заместителем. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
3.6.6. Срочные документы, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.
3.6.7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в подразделе 3.4.
Электронная почта принимается и передается ежедневно в установленное время в машинописном бюро и рассылается в электронном виде по папкам отделов для работы.
4. Поисковые системы по документам
4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в Минздрав РК и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп (отметка о поступлении).
Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов:
1. Документы, оформленные не в соответствии с определенными требованиями (не подписанные или не зарегистрированные заявителем).
2. Заявления о согласовании командировки или отпуска.
3. Копии писем, присланные для сведения.
4. Информации, присланные для сведения.
5. Рекламные извещения, плакаты и т.д.
6. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в отделе контроля с вводом информации в электронную систему "Исполнительская дисциплина". При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые реквизиты документа.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной системе и журналах регистрации 5 лет.
Регистрация документов осуществляется в день поступления и в этот же день передается на рассмотрение руководителю или непосредственным исполнителям.
Письма и телеграммы граждан без регистрации в тот же день передаются в сектор обращений граждан.
Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в письменной форме в виде резолюций руководства Министерства. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.
После рассмотрения руководством документы передаются в отдел контроля для переноса резолюции в карточку.
Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение. Свод и координацию действий в таком случае осуществляет отдел или исполнитель, указанный в резолюции первым.
Запрещается передавать документы напрямую от руководства исполнителям или из одного отдела в другой без отметки в отделе контроля.
4.2. Подготовка и обработка документов
4.2.1. Подписанная исходящая документация регистрируется в отделе контроля и работы с документами, где специалистами проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, направляет "в дело" и исполнителю остающиеся для подшивки копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее копирование, сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.3. Регистрация входящей документации
4.3.1. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
4.3.2. Регистрации подлежат все создающиеся в Минздраве РК документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, указанных в п. 4.1 в перечне нерегистрируемых документов).
Регистрации, в первую очередь, подлежат документы, поступившие из вышестоящих организаций и с пометками "СРОЧНО" и "КОНТРОЛЬ".
4.3.3. Входящие документы регистрируются при помощи компьютера в программе "Исполнительская дисциплина", исходящие документы в копиях хранятся в административно-общем отделе в соответствующих папках.
4.3.4. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может дополняться вспомогательными реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.
4.3.5. Регистрационный номер состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и порядкового номера документа в пределах календарного года.
4.3.6. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа. Документы регистрируются в журналах или на машинных носителях.
4.3.7. Автоматизированная регистрация документов производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
4.4. Построение поисковой системы
4.4.1. Поисковые системы автоматизированные строятся на основе регистрационных данных. Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел.
4.5. Подсчет объема документооборота
4.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных в Министерстве за выбранный отрезок времени (квартал, полугодие, год). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
4.5.2. Подсчет количества документов производится отделом контроля. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ. По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Поступающие документы, создающиеся в Минздраве РК, и исходящие подсчитываются отдельно.
4.5.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, переписка, обращения граждан и др.
Подсчет документооборота осуществляется ежеквартально отделом контроля и работы с документами в целом по Минздраву РК с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях.
Итоговые данные подсчета представляются министру в табличной форме.
5. Контроль исполнения документов
5.1. Задачи контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.
Контроль осуществляют министр, заместители министра, начальник отдела контроля и работы с документами, ответственные исполнители и руководители в структурных подразделениях.
5.2. После рассмотрения документов министром или его заместителями на документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль".
5.3. Сроки исполнения документов
5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ. В первую очередь рассматриваются документы, требующие срочного исполнения. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
В тексте поручения могут быть указания "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, считая от даты подписания поручения.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца, считая от даты подписания поручения).
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. В случаях, когда по объективным причинам исполнение поручений в установленный срок невозможно, исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее чем за 2 дня до его истечения, либо готовит промежуточный ответ. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы базы регистрационных данных.
Подготовленные проекты документов должны быть представлены на подпись министру или его заместителям за 1 день до истечения контрольного срока исполнения документа в 2 экземплярах с обязательным указанием исполнителя, визой на одном из них.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация - автор документа.
5.3.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
5.4. Организация контроля исполнения
5.4.1. Контроль исполнения строится на базе автоматизированных регистрационных данных.
5.4.2. Проверка хода исполнения осуществляется специалистами отдела контроля и работы с документами ежедневно за 3 дня до истечения сроков исполнения (предварительный контроль), еженедельно по пятницам за прошедшую неделю и ежемесячно в последний день месяца за прошедший месяц.
Отдел контроля и работы с документами учитывает и обобщает не реже одного раза в квартал данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются министру.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. При рассмотрении документов руководители отделов выделяют документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срок согласования в структурном подразделении - 1 день. Срочные документы передаются немедленно.
6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю и подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и потребность в тиражировании.
6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Информация о проделанной работе докладывается руководителю и передается в отдел контроля и работы с документами для снятия с контроля и направлении документа в "дело".
6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные соисполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан
7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.
7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
7.3. Руководители и другие должностные лица министерства проводят личный прием граждан в установленные дни и часы.
7.4. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан разрабатывается сектором по обращениям граждан и утверждается министром.
8. Составление номенклатур дел
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве учреждения.
8.2. Номенклатура дел составляется ведущим специалистом отдела контроля и работы с документами на основе предоставленных номенклатур дел структурных подразделений.
8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться Положением о Министерстве здравоохранения РК, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.
8.5. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой, при этом отдел контроля и работы с документами имеет номер 01.
8.6. После утверждения у руководителя и в Государственном национальном архиве номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих им разделов для использования в работе.
9. Формирование дел
9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
9.2. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Министерства (прием на работу, увольнение и перемещение и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10. Экспертиза ценности документов
10.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.
10.2. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве структурных подразделений при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению; в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы приказом по министерству создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) Государственного национального архива и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.
10.4. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК ГНА РК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).
10.5. ЭК создаются из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаются архивариус и представитель ГНА.
Председателем ЭК назначается один из руководящих сотрудников Министерства.
10.6. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым руководителем, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются руководителем.
10.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков хранения документов, установленных перечнем номенклатуры дел, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим перечнем номенклатуры дел, утверждаются руководителем Агентства только после их рассмотрения и утверждения ЭПК Госархива.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архива.
Окончательное решение принимает ЭК Министерства.
10.8. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
10.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатур дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы.
10.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах Минздрава РК проводится отбор дел, документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
10.11. Архив Минздрава РК проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством Государственного национального архива.
10.12. При проведении экспертизы в архиве Минздрава РК используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел структурных подразделений, утвержденные в установленном порядке.
10.13. Проведение экспертизы в архиве базируется на анализе состава документации Минздрава РК, в первую очередь организационно-распорядительной (приказов, указаний, решений, протоколов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) оставляются на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к уничтожению.
10.14. При проведении экспертизы документов в архивах уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах: вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством государственного архива.
10.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы недостачи документов постоянного хранения соответствующими отделами Минздрава РК принимаются меры по их розыску.
10.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем только после утверждения ЭПК госархива описей дел постоянного хранения; после этого уничтожаются дела, включенные в данные акты.
10.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1999 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2001 года.
11. Оформление дел
11.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях (подраздел 11.5), внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
11.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
11.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
11.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование учреждения; наименование отдела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Минздрава РК только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК госархива.
При оформлении обложки дел наименование учреждения указывается полностью в именительном падеже.
Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатуры дел Минздрава РК, согласованной с ЭПК госархива и утвержденной руководителем Минздрава РК.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
12. Составление описей дел
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией (разделы 9 и 11), составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Описи дел отделов составляются по установленной форме и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел отделов и других структурных подразделений Агентства несут их руководители.
12.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.
12.3. Описательная статья описи дел отдела включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части).
12.4. При составлении описи дел отдела или другого структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам и подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.
12.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
12.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
13. Оперативное хранение документов и дел
13.1. С момента заведения и до передачи в архив учреждения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел.
Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
13.2. Выдача дел другим отделам или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
14. Передача дел на архивное хранение
14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности Минздрава РК, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Минздраве РК образуется архив.
14.2. В своей практической деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положением об архиве.
14.3. Архив Минздрава РК хранит документы аппарата организации-предшественника.
14.4. В архив Минздрава РК передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
14.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.6. Срок хранения данных на дискетах (магнитных лентах) устанавливается в соответствии с номенклатурой дел.
14.7. Прием каждого дела производится ответственным за архив в присутствии сотрудника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела.
15. Задачи и функции архива Министерства здравоохранения Республики Коми
15.1. Главной задачей архива является:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве Минздрава РК, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве подведомственных учреждений здравоохранения.
15.2. Архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции: принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным подпунктами 14.4 - 14.7 настоящей Инструкции, документы отделов и других структурных подразделений; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел, документов; составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архивах документам; проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; ежегодно представляет на рассмотрение ЭК Агентства годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе ЭК; оказывает методическую помощь в проведении отделами и другими структурными подразделениями экспертизы ценности документов; подготавливает и в установленном настоящей Инструкцией порядке передает на государственное хранение документы. Представляет ежегодно по утвержденным Росархивом формам в государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, осуществляет контроль за использованием документов, хранящихся в архиве, информирует руководство и сотрудников о составе и содержании документов архива; по поручению руководства осуществляет выявление документов; выдает в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве; участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; участвует в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных учреждений.
